El caos y el ritmo acelerado pueden abrumar el día laboral de cualquiera. Sin embargo, con un poco de planificación, coordinación y hábitos bien desarrollados, sus días laborales pueden transcurrir con suavidad. La planificación de su vida laboral en verdad empieza el día anterior. Tómese unos momentos antes de dejar el trabajo para anotar cualquier reunión importante, llamada que deba realizar o devolver, ideas o preocupaciones que necesiten ser discutidas con sus supervisores o compañeros de trabajo, o hágase notas a usted mismo acerca de proyectos en los que esté trabajando o sobre clientes con los que deba tratar. De esa manera, estarán ahí para que las vea al día siguiente y harán que su mañana sea más relajada.
Debería estar encima tanto de su escritorio como de su casilla de correo electrónico. Verifique sus e-mails cuando lleguen e inmediatamente guarde cada mensaje en su carpeta correspondiente. Aunque no tenga tiempo para tratar con los contenidos del mensaje o hasta para leerlos completamente, ordénelos para ocuparse más tarde. Haga lo mismo con el correo común, y organícelo en pilas, dependiendo del tema. Asegúrese de volver a estos mensajes al final del día y vea si puede tomar alguna medida para solucionar los problemas que presentan. Trate de construirse un hábito de responder prontamente a todo los mensajes que requieran de atención inmediata. Coteje el correo entrante durante el día también.
Devuelva o realice sus llamadas más urgentes e importantes temprano. Como usted, la mayoría de las personas estará en sus escritorios durante este momento del día. Póngase en contacto con su nivel de energía personal y su calendario. Si tiene más energía al principio del día, encare sus proyectos entonces. Si su nivel de energía baja luego del almuerzo, ocúpese del archivado, los medios y las demás tareas generales en ese momento.
Al final del día, regrese a su lista y prepárese para el día siguiente. Revise su lista y tache aquellas actividades completadas. Mueva cualquier tarea pendiente a la lista del día siguiente. Utilice calendarios tanto electrónicos como físicos para estar al tanto de las fechas límites, reuniones y citas. Si su día lo permite, trate de trabajar en aquellos proyectos a largo plazo para que, al momento en que llegue la fecha límite, no se sienta tan presionado ni apurado.
Pero lo más importante es que se tome un descanso. No gane el hábito de almorzar en su escritorio y cortar sus descansos. Camine durante su tiempo libre y aléjese de su escritorio para recargar baterías, limpie su mente y prepárese para enfrentar las tareas de la manera más productiva y eficiente.
Nota publicada en:
http://www.arquitectura.com.ar/tag/planificacion-laboral/
Para reflexionar:
En la nota que publicamos para esta primera entrega de las Newsletter de Crecimiento Personal y Laboral, se exponen varios tips que nos ayudan a poder planificar nuestras tareas y de esta manera no permitir que el caos invada nuestras vidas.
Bien, ahora queremos invitarte a tomar una posición de responsabilidad. Esto significa a que puedas encontrar cuál es tu parte de responsabilidad cuando no pudiste concluir con tus tareas a tiempo.
Cuando alguien nos reclama que nos hemos demorado en la entrega de un trabajo, generalmente tenemos a mano muchas explicaciones que desarrollamos una por una: “De tal sector se demoraron en entregarme un informe muy importante”, “Del sector de sistemas tardaron 10 días en otorgarme los permisos que necesitaba”, “Un superior me solicitó 3 trabajos con urgencia y tuve que dejar esta tarea de lado”. Todas estas explicaciones son totalmente válidas y ciertas. Pero tienen una particularidad, nos colocan en una situación de impotencia. No nos dejan actuar. Por lo tanto, vamos a poder terminar nuestras tareas a tiempo, cuando el sector de sistemas actúe más rápido o nuestro superior no nos pida trabajos extras.
Como vemos no podríamos hacer nada ante estas circunstancias. Hoy te proponemos que busques cuáles son aquellos motivos que te colocan en una situación de responsabilidad y que te permitirían generar una acción ante una situación similar en el futuro. Tomando como ejemplo las frases expuestas en el párrafo anterior vamos a rearmarlas para que tengan una posición de responsabilidad por parte de quien las dice: “No solicité eficientemente a tal sector para que me entreguen ese informe tan importante”, “No pedí ayuda a otra persona para utilizar el sistema que necesitaba, ya que el sector de sistemas se demoró en darme los permisos”, “Decidí realizar 3 trabajos que me solicitó un superior ya que eran muy urgentes”.
Te proponemos que cada vez que te escuches dando una explicación que no te deja lugar de acción, busques rearmar la frase y te coloques en una situación de responsabilidad. De esta manera podrás actuar, proponer soluciones, generar algo nuevo que no estaba previsto.
Planificar es una habilidad muy importante que nos permite optimizar nuestras tareas cotidianas. Realizar una planificación efectiva y comprometerse con lo planificado depende de vos.
Preguntas para crecer:
- ¿Tenés objetivos claros respecto de tu crecimiento laboral? ¿Estás trabajando para obtenerlos? ¿Qué necesitás? ¿A quién le podrías pedir ayuda y todavía no lo estás haciendo?
- ¿Qué te decís para quitarte responsabilidad cuando no concluís una tarea?
- ¿En qué lugar te deja este discurso? ¿Estás logrando aquello que querés?
- ¿Qué te impide generar una planificación de tus tareas? ¿Y cumplir con esa planificación?
Para recibir las publicaciones, dejar tus opiniones, hacer sugerencias enviá un mail a marianozega@yahoo.com.ar
